Organizzare un evento aziendale: “note” su SINFONIA2022

Offrire servizi alle aziende che vogliono esprimere e comunicare il proprio valore: Simbiosi ha nel suo organico tutte le carte in regola per offrire servizi alle aziende di grande levatura. Sono già passati due anni dal grande successo dell’evento organizzato da Simbiosi Group per Tm Racing al Teatro Rossini di Pesaro. In questo articolo vi racconterò come ho utilizzato le mie skill personali per organizzare e coordinare un evento aziendale in presenza e in streaming mondiale.

Sinfonia 2022: le relazioni e l’ascolto per organizzare un evento aziendale

E’ stato favoloso incontrare, parlando di Sinfonia2022, persone aperte, entusiaste come il Direttore del Conservatorio Rossini di Pesaro, Prof. Fabio Masini, che sin da subito ha accolto il progetto per la preparazione del Teaser per Sinfonia2022 che doveva uscire ad un mese esatto dalla data dell’evento. In tempi brevi, con lavoro certosino, si sono trovate le condizioni giuste, sono stati scelti i giovanissimi musicisti (con piacere sottolineo ancora una volta la loro professionalità con grande sorpresa di tutti nonostante la loro giovane età!) sono stati risolti i cavilli pratici ed il risultato ha ottenuto un grandissimo successo, sottolineato dai feedback dei fan sui vari canali social della TM Racing.

Da sempre mi piace dire che il mio lavoro è “mettere insieme persone e fare cose”. L’organizzazione è il fulcro per poter far sì che questo si realizzi: sembra banale, ma è un’arte anche questa! La prima cosa, fondamentale, è l’ascolto: devi ascoltare chi hai di fronte per capire quali sono i desideri, quali sono gli step da fare, qual è soprattutto l’obiettivo, dove si vuole arrivare e tutto questo comporta pazienza, lungimiranza, memoria, perchè cercare di  mettere tutti d’accordo non è sempre semplice. A volte per il giusto risultato, si deve avere anche il coraggio di dire al cliente stesso, o ai vari interlocutori,  che alcune scelte non sono giuste per il buon fine della situazione e trovare soluzioni alternative.

In ogni situazione si incontra ciò che rallenta tutti i lavori: la burocrazia!

E’ affrontando questa con calma che nel tempo e con l’esperienza credo di aver raggiunto una certa dimestichezza: parlare con le persone, con le istituzioni, facendo capire le necessità, le scadenze è tutto allenamento (e torna anche qui, tanta, tanta pazienza!).

Penso di aver ricevuto un grande dono da qualche parte lungo il mio percorso: l’empatia che, nel bene e nel male, sia un vantaggio non da poco nel mio lavoro! Da sempre adoro intessere relazioni, legami duraturi,  la mia immensa voglia di comunicare, di dare valore alle persone che mi ritrovo davanti, sono il motore fondamentale per la mia vita. A volte penso solo di aver trasformato la mia dote nel mio lavoro ed è per questo che credo la passione e la voglia di fare ancora mi accompagnino in questi anni.

Il video teaser dell’evento SINFONIA 2022.

Le dinamiche di un grande evento e come gestirle attraverso attitudini e relazioni

Tutte le persone hanno le loro abitudini lavorative, la propria mentalità, le proprie convinzioni. E’ necessario avere chiare le dinamiche dell’evento perchè quando sei di fronte ad un gruppo di lavoro, dopo anni, capisci le esigenze di ogni figura che si ha davanti, si affina una sensibilità che ti permette, in linea di massima, di capire ancora prima come potrebbe trasformarsi la situazione, se in risolutiva o complicata.

Per Sinfonia2022 era necessario mettere assieme un gruppo di lavoro, come fosse un ingranaggio meccanico, tanto per rimanere in tema, essendo l’evento da svolgere in un’unica giornata e soprattutto in due parti: andavano rispettati orari, appuntamenti, luoghi d’incontro, transfer ospiti con le navette, ingressi a teatro, ai tempi purtroppo non scontati per via delle restrizioni delle quali siamo tutti a conoscenza.

Non ho mai fatto una lista scritta vera e propria! Forse con l’età dovrei iniziare a farla, ma mi sento di dire che quando entri nel “meccanismo” ormai tutto diventa a “scorrimento veloce” e il format, anche se cambia di situazione in situazione, è unico e specifico, l’importante è divertirsi, appassionarsi e sentirsi vivi!

Organizzare un evento aziendale di grande portata attraverso umanità e capacità innate di problem solving

Spesso mi sono sentita dire che metto a proprio agio le persone, smusso gli angoli, tranquillizzo i committenti, penso sia semplicemente il mettersi “nei panni dell’altro” che mi permette di capire gli stati d’animo, i nervosismi, le preoccupazioni. Ognuno di noi ha avuto un percorso di vita fino ad oggi e non sempre quel percorso è lineare ed in discesa, anzi… quindi tutte le esperienze vissute in passato hanno fatto sì che potessi sviluppare una certa vocazione al problem solving cercando soluzioni efficaci ai problemi che si presentano. Non si ha mai la sfera di cristallo, ma penso che con la calma, senza farsi prendere dalle ansie e con un buon team work tutto si possa cercare di risolvere in qualche modo. Mi viene in mente l’episodio della cancellazione di 30 camere a 5 giorni dall’evento: ecco, in quel momento inutile farsi prendere dal panico! Ovviamente dopo la prima scocciatura, i piedi che scalpitano, ci si ferma, si respira perchè gli ospiti comunque arriveranno, perchè il committente deve rimanere tranquillo e tu assieme al team, devi risolvere al meglio la situazione…ma questa si chiama adrenalina dell’imprevisto last-minute!

Come nasco professionalmente? Come ho coordinato il tema come se fosse uno spartito musicale?

Professionalmente nasco nel 2004 quando sono approdata, dopo un corso FSE per “Tecnico Fieristico Congressuale” alle porte di Arthemisia, società leader nell’ideazione e produzione di mostre ed eventi culturali a livello nazionale ed internazionale. Gli anni trascorsi qui sono stati decisivi per la mia formazione lavorativa poiché mi sono avvicinata ai tanti settori specifici che compongono l’organizzazione di un evento (in quel caso, mostre d’arte): Segreteria Generale, Rapporti Istituzionali, affiancamento e supporto all’Ufficio Promozione e all’Ufficio Stampa interni alla società, Ricerca Sponsor, Logistica e Ospitalità, Rapporti con i fornitori. Questa visione globale ha permesso di mettermi in contatto con tante persone diverse nei loro settori lavorativi e affrontare problematiche appartenenti ad ogni situazione, da qui la varietà delle occasioni mi ha aiutata ad avere una visione a 360° del lavoro da portare avanti.

Nello specifico, quindi, per Sinfonia2022 ho coordinato tutte le figure coinvolte che sarebbero andate a “comporre” l’evento, prima come su di un ampio spartito musicale in cui tutti avremmo dovuto applicare il proprio know-how per poi andare a “suonare assieme” per la buona riuscita dell’evento stesso: dalle Istituzione, all’Orchestra Sinfonica Rossini, dal Service Sound D-Light, ai rapporti con il Teatro Rossini di Pesaro, dal catering alla logistica mantenendo sempre presente le desiderata del committente.

In sintesi sono queste gli ingredienti della mia ricetta per organizzare un evento aziendale di questa portata, insieme a cuore, passione, esperienze e competenze acquisite.